Иногда случаются такие ситуации, что необходимо перевезти офис в другое помещение или даже в другой город. И, как правило, во время переезда начинается суматоха и паника. Обязательно что-то забывается и остаётся в старом здании. Чтобы избежать паники нужно тщательно спланировать расставить приоритеты и условия.
Подготовка к переезду
В первую очередь необходимо определиться, где какой отдел будет находиться и сколько сотрудников будет в каждом кабинете, для того чтобы после переезда не было проблем с расстановкой мебели и офисного оборудования. Затем надо определиться со сроками переезда: сколько времени должно потратиться на упаковку и сортировку офисной мебели, инвентаря и документации. Сколько времени, понадобится на перевозку и за какое время получится привести новый офис в рабочее состояние. Также необходимо в письменной форме известить сотрудников о переезде. Подготовить картонные коробки для документации и канцелярских принадлежностей и упаковочный материал для мебели и оборудования.
Назначение ответственных лиц
Немаловажным аспектом переезда является назначение ответственных лиц за сортировку и упаковку офисной документации, оборудования и мебели, так как в этом невозможно положиться на сознательность каждого работника. Ответственные лица должны проследить, чтобы каждый этап сортировки, упаковки и подготовки к вывозу офисного оборудования и документации в зонах их ответственности проходил своевременно.
Сортировка и упаковка офисного имущества
Одним из сложнейших этапов переезда является сортировка и упаковка документации и офисного инвентаря. От правильной упаковки напрямую зависит скорость отгрузки и приведение нового офиса в рабочее состояние. В первую очередь упаковывается документация и канцелярские принадлежности, затем офисное оборудование, компьютеры ксероксы и так далее, и в последнюю очередь мебель. Желательно, чтобы упаковкой оргтехники занимались люди, знающие, как с ней обращаться (например, системные администраторы).
Отгрузка и перевозка
Если фирма имеет в наличии грузовой транспорт и мужской коллектив, способный к физическому труду, отгрузку и перевозку также можно организовать своими силами. Отгружать офисное имущество необходимо таким образом, чтобы мебель оказалась первой в новом офисе, затем оргтехника и в последнюю очередь документация и канцелярские принадлежности. В случае если отсутствует свой грузовой транспорт и грубая рабочая сила, необходимо очень тщательно подойти к выбору транспортной компании, занимающейся грузоперевозками. Правильный выбор компании по перевозке гарантирует не только своевременную перевозку, но и избежание нанесения повреждений технике и мебели.
Наём специализированных фирм
Никто не будет возражать, что переезд офиса не только требует финансов, но времени и нервов. И поэтому существуют специализированные компании по упаковке отгрузке и перевозке для юридических и частных лиц. Профессионалы в сжатые сроки отсортируют, упакуют и перевезут всё необходимое без нанесения повреждений мебели и оборудованию. Профессиональная компания Векторгруз выдает гарантии о сохранности перевозимого груза, а в случае нанесения повреждений компенсирует их финансово.
Заключение
Итак, переезд можно организовать самостоятельно с суетой и всеми вытекающими прелестями, или же вложить немного больше денег и переложить основную часть хлопот на профессионалов, которые выполнят большую часть работы за вас и сделают все качественно с гарантированной сохранностью груза.